Schnittstelle zur Warenwirtschaft

Mit EDELWEISS+ haben Sie eine Schnittstelle zu Ihrem Warenwirtschaftssystem überall, wo Sie Internetanschluss haben: am Computer, dem heimischen Tablet oder dem Smartphone. So sparen Sie sich Doppelarbeit, wenn es darum geht, Bestelllisten auf dem Sofa zu erstellen und am nächsten Tag in der Buchhandlung in die Warenwirtschaft einzutragen.

Vor der ersten Bestellung verbinden wir Ihr EDELWEISS+ Benutzerkonto mit der Warenwirtschaft Ihrer Buchhandlung. Wenden Sie sich dazu einmalig an vertrieb-edelweiss@buchreport.de oder 0231/9065-131. Nun muss noch das Warenwirtschaftssystem auf den Datenempfang vorbereitet werden. Kontaktieren Sie dazu bitte Ihren jeweiligen Anbieter.

Titel finden

Jeden Titel, der im System angezeigt wird, können Sie auch sofort in einen Ihrer Warenkörbe legen. Wählen Sie aus den SPIEGEL-Bestsellerlisten, aus den aktuellen Vorschauen, aus Ihren Suchergebnissen oder scannen Sie die Barcodes aus gedruckten Vorschauen. Wie Sie sichten, stöbern, filtern oder ganz bestimmte Titel suchen zeigen wir Ihnen auf den jeweiligen Hilfeseiten.

Bestellkorb aufmachen

Zur besseren Übersicht sind Ihre bestellten Titel in Warenkörbe aufgeteilt. Sie können mehrere Warenkörbe gleichzeitig füllen, bearbeiten oder bestellen. So muss die kurzfristige Kundenbestellung nicht in die Bestellung für Geschenkbücher. Ob Sie Ihre Körbe nach Warengruppen, Erscheinungsdatum oder Aktionen innerhalb der Buchhandlung ordnen bleibt Ihnen überlassen.

Nicht jeder innerhalb EDELWEISS+ Nutzer innerhalb Ihres Unternehmens kann Bestellkörbe öffnen und bearbeiten. Dazu muss der Nutzer der Einkaufsgruppe zugeteilt sein. Mehr Infos zum Thema Benutzerverwaltung finden Sie hier.

Um einen Warenkorb zu befüllen klicken Sie bitte auf das orangefarbene Feld mit dem Einkaufswagen-Symbol am unteren linken Bildschirmrand. So klappen Sie die Bestellmaske auf. Hier sehen Sie Details zur Bestellung:

  • Name der Bestellung
  • angeschlossene Standorte
  • Anzahl der Titel
  • Anzahl der Artikel
  • Nettowarenwert

Neben dem Namen Ihrer Bestellung finden Sie ein weißes Dreieck. Hier können Sie einen Ihrer bestehenden Bestellkörbe auswählen und ihn danach weiter befüllen. Ein Klick auf das weiße Plus rechts neben dem Dreieck öffnet einen neuen Bestellkorb für Sie.

Im neuen Fenster können Sie dem Korb einen Namen geben. Die Felder zum Rabatt-Code oder Datum und Uhrzeit für einen Vertretertermin dienen als Gedankenstütze und haben keine weiteren Auswirkungen auf die Bestellung.

Sie können die Bestellung auf ganz bestimmte Verlage, Vorschauen, oder eigene Titellisten beschränken. So verhindern Sie zum Beispiel, dass Ihre Sachbuchbestellung in den Vorschauen von Belletristik-Verlagen anwählbar ist. Missverständnissen zwischen mehreren Einkäufern, Vertretungen oder Auszubildenden einer Buchhandlung kann so vorgebeugt werden. Ein Klick auf die Diskette speichert die Einstellungen ab.

Die Einstellungen können jederzeit im Reiter Bestellungen mit dem Werkzeugsymbol verändert werden.

Standortspezifische Bestellung

Sobald Sie einen Bestellkorb zum Befüllen ausgewählt haben werden an jedem Titel die Bestellfelder aktiv. Diese finden Sie jeweils rechts an jedem Titel im System. Sie sehen aus wie quer liegende Ovale oder TicTacs. Graue Bestellfelder sind inaktiv und bedeuten, dass noch kein Korb für Ihre Bestellung ausgewählt wurde.

Jedes dieser Bestellfelder entspricht einer Filiale oder einem Standort für Ihre Buchhandlung. Um Ihre Filialstruktur oder Standorte in EDELWEISS+ abzubilden, kontaktieren Sie uns bitte unter vertrieb-edelweiss@buchreport.de oder 0231/9056-131. 

Tragen Sie so viele Exemplare in die Bestellfelder ein, wie in der entsprechenden Filiale benötigt werden. Der Warenkorbrechner in der orangefarbenen Bestellleiste unten zeigt Ihnen schon beim Bestellen den Nettowarenwert an.

Bestellhistorie

Im Reiter Bestellungen finden Sie die Liste aller Ihrer Warenkörbe. Auf der linken Seite können Sie Ihre Bestellungen sortieren. Über das Kalendersymbol können Sie alle Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen. Außerdem können Sie zwischen laufenden und abgeschlossenen Bestellungen wählen. Weiter unten in der Filterleiste auf der linken Seite können Sie sich Ihre Bestellungen nach weiteren wichtigen Gesichtspunkten auswählen:

  • nach Einkäufer
  • nach Verlag mit Titeln in der Bestellung
  • nach dem hinterlegten Vertretertermin
  • nach dem Erstellungsdatum 
  • nach dem Datum der letzten Aktualisierung

Diese Infos machen die Nachverfolgung und Analyse Ihrer Bestellungen für Sie leicht und übersichtlich, auch bei Bestellungen, die nicht in der Warenwirtschaft auftauchen, oder bei Buchhandlungen oder Warenwirtschaftssystem.

Bestellungen abschließen, aktivieren oder löschen

In der Bestellhistorie können Sie einzelne Bestellkörbe abschließen oder wieder aktivieren, indem Sie das entsprechende Quadrat auf der rechten Seite des Bestellkorbes auswählen. Um mehrere Bestellungen gleichzeitig abzuschließen, klicken Sie auf die Häkchen rechts oben am jeweiligen Bestellkorb. Ausgewählte Bestellkörbe erkennen Sie daran, dass das Häkchen und die Zahl rechts orange markiert werden. Wählen Sie jetzt in der grauen Aktionsleiste Weitere Aktionen in der Mitte der Leiste. Wählen Sie alle deaktivieren um alle ausgewählten Bestellkörbe abzuschließen.

Die frisch abgeschlossenen oder aktivierten Bestellungen werden dann im Filter abgeschlossene Aufträge oder aktive Bestellungen angezeigt. Den Filter wechseln Sie mit Klick auf die Beschriftung in der Filterleiste auf der linken Seite des Fensters.

Einmal abgeschlossene Bestellungen können Sie jederzeit wieder aktivieren und danach bearbeiten. So werden Nachbestellungen oder wiederkehrende Bestellungen zum Kinderspiel.

Um eine Bestellung endgültig zu löschen muss sie zunächst abgeschlossen werden. Sobald eine Bestellung abgeschlossen ist finden Sie ein Mülleimer-Symbol am rechten unteren Rand des jeweiligen Bestellkorbes. Wenn Sie darauf klicken erscheint ein letzer Warnhinweis. Bestätigen Sie diesen verschwindet Ihre Bestellung aus dem System.

Bestellung beim Vertreter oder der Vertreterin  

Sie können Ihren laufenden Bestelltopf mit einem Klick an Ihre VertreterInnen schicken. Dabei werden die Anzahl von Exemplaren pro Filiale und Ihre Anmerkungen übermittelt. Klicken Sie dazu in Reiter Bestellungen auf das Symbol mit den zwei Menschen, die einander gegenüber stehen. Jetzt haben Sie Zugriff auf Ihre EDELWEISS+ Kontaktliste. Wählen Sie die entsprechende Person mit einem Klick aus und bestätigen Sie indem Sie das weiße Quadrat anklicken. Der/Die VertreterIn wird jetzt in EDELWEISS+ und benachrichtigt. Wenn Sie die Option E-Mail-Benachrichtigung auswählen können Sie Ihren Kontakt zusätzlich eine E-Mail schicken. So können Sie auch schnell Änderungs- oder Stornowünsche versenden.

Bestellung über die Warenwirtschaft

Die Magie beginnt mit dem Zauberstab. Das Symbol finden Sie links unten an Ihren Bestellkörben. Hier können Sie im Drop-Down-Menü auswählen, für welche Warenwirtschaft Ihre Bestellung vorbereitet werden soll. Überprüfen Sie die Einstellung, schließen Sie das Feld (speichern ist nicht nötig), und klicken Sie jetzt auf die Wolke rechts unten am Bestellkorb. Ein weiteres Feld mit einer Übersicht Ihrer Bestellung öffnet sich. Wenn Sie jetzt auf Download klicken, finden Sie die Bestellung in Ihrer Warenwirtschaft wieder. Von hier aus können Sie wie gewohnt weiterarbeiten.

Bestellung ohne Warenwirtschaftssystem

Wenn Sie kein oder ein selbstgeschriebenes Warenwirtschaftssystem verwenden, ist EDELWEISS+ genau richtig für Sie. Erstellen Sie sich eine individuelle Export-Vorlage für Ihre Bestellung, die Sie entweder in andere Systeme einspeisen oder per E-Mail, Fax oder Post verschicken können.

Klicken Sie dazu das Werkzeug-Symbol am oberen Bildschirmrand rechts neben Ihren Namen. Im Fenster, das jetzt erscheint, wählen Sie im Menü auf der linken Seite benutzerdefinierte Exporte. Benennen Sie Ihre neue Exportvorlage und speichern Sie sie mit dem Disketten-Symbol ab. Bearbeiten Sie die neue Vorlage, indem Sie auf das Symbol mit Papier und Stift klicken. Ziehen Sie jetzt die Atrribute für Ihre Vorlage mit der Maus in die richtige Reihenfolge. Wählen Sie, ob die Attribute in einer Zeile gelistet werden sollen (Komma) oder in individuellen Spalten (Tabulator). Entscheiden Sie sich dann noch für das Dateiformat (Text oder Tabelle), speichern Sie mit dem Disketten-Symbol rechts unten im Fenster, und wählen Sie die neue Vorlage beim Export Ihrer Bestellung.

Bestellung exportieren oder drucken

Sie können Ihre Bestellung mit einem Export als Text- oder Tabellendatei abspeichern, ohne sie in die Warenwirtschaft zu überführen. So können Sie zum Beispiel abgeschlossene Bestellungen außerhalb der Buchhandlung für Ihre Unterlagen ausdrucken.

Wählen Sie dazu eine aktive oder abgeschlossene Bestellung im Reiter Bestellungen aus. Am rechten unteren Rand finden Sie in der Symbolleiste eine Wolke mit einem nach unten zeigenden Pfeil. Klicken Sie darauf. Sie können die Bestellung jetzt ein letztes Mal überprüfen, sortieren oder nach dem jeweiligen Standort filtern.

Um die Datei in Ihrem gewünschten Format herunterzuladen wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü Exportformat eines Ihrer Formate. Um die Liste als Datei abzuspeichern wählen Sie die Download-Wolke. Zum Drucken wählen aus der grauen Leiste das Drucker-Symbol.

Titel einer anderen Bestellung zuordnen

Im Export-Fenster können Sie einzelne Titel per Klick auf das leere Kästchen rechts markieren. Die ausgewählten Titel können Sie mit einem Klick auf den grauen Button Auswahl verschieben aus der aktuellen Liste streichen und einer anderen hinzufügen.